Procesautomatisering voor bedrijven: Minder kantoorwerk, meer tijd voor uw kernactiviteiten

Terugkerend kantoorwerk kost in de dagelijkse praktijk veel uren. Automatiseringen op maat nemen precies die taken over – gestructureerd, betrouwbaar en transparant.

Gratis kennismakingsgesprek Zo werkt het

De uitgangssituatie

Komt dit u bekend voor?

Binnenkomende aanvragen moeten met de hand worden ingevoerd en verwerkt
Offertes, documenten en het opvolgen van klanten kosten veel tijd
Afspraken en herinneringen worden handmatig beheerd
Gegevens staan verspreid over verschillende programma’s die niet met elkaar verbonden zijn

Onze oplossing

Automatisering die uw werkdag ontlast

Wij ontwikkelen automatiseringen op maat die terugkerende taken op de achtergrond afhandelen en uw bestaande programma’s met elkaar verbinden. Een voorbeeld: een binnenkomende klantaanvraag wordt automatisch vastgelegd, gestructureerd, naar de juiste persoon doorgestuurd en in het CRM gedocumenteerd – zonder handmatig overtypen.

Voor / na

Hetzelfde proces – zonder overtypen.

Zo ziet een binnenkomende aanvraag er in de praktijk uit: één keer met de hand, één keer geautomatiseerd.

Nu: handmatig

1Aanvraag in de mailbox lezen
2Contactgegevens met de hand in het CRM overtypen
3Verantwoordelijke persoon informeren
4Afspraak met de hand invoeren
5Aan het opvolgen denken

Elke stap hangt af van één persoon – als het druk is, blijft er al snel iets liggen.

Met automatisering

Aanvraag wordt automatisch vastgelegd
Contact inclusief verzoek in het CRM aangemaakt
Verantwoordelijke persoon krijgt een melding
Afspraakbevestiging gaat de deur uit
Herinnering en follow-up lopen automatisch

Uw bestaande programma’s blijven – we verbinden ze in plaats van ze te vervangen.

Voorbeeldscenario

Van websiteaanvraag naar CRM

Aanvragen komen binnen via formulier, e-mail en telefoon – en worden tot nu toe met de hand overgetypt.

01
Aanvraag komt binnen
Een klant stuurt zijn verzoek via het websiteformulier.
02
Automatisch gestructureerd
Naam, verzoek, locatie en urgentie worden herkend en gesorteerd.
03
In het CRM aangemaakt
Het contact inclusief aanvraag wordt automatisch in het CRM klaargezet.
04
Juiste persoon geïnformeerd
De verantwoordelijke persoon krijgt een bericht en kan het direct oppakken.

Meer toepassingen

Offerte- en documentprocessen

Terugkerende documenten worden op basis van bestaande gegevens automatisch voorbereid, in plaats van telkens opnieuw te worden opgesteld.

Automatische follow-up

Herinneringen en opvolgberichten gaan op het juiste moment automatisch de deur uit, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.

Overzicht van onze diensten

Welke kantoorprocessen wij automatiseren

Automatisering van terugkerende kantoortaken
E-mailautomatisering
Automatische afhandeling van klantaanvragen
Offerte- en documentprocessen
CRM-automatisering
Workflows op maat, afgestemd op uw processen
Koppeling van bestaande systemen via interfaces (API’s)
Geautomatiseerde follow-ups en herinneringen
Onboardingprocessen voor klanten
Koppeling van bestaande bedrijfssoftware

Zo werken wij

Zo verloopt een automatiseringsproject.

Duidelijke stappen, begrijpelijk uitgelegd – ook zonder technische voorkennis.

01
Processen begrijpen
We bekijken welke taken zich herhalen en waar in de praktijk nu tijd verloren gaat.
02
Automatisering plannen
We leggen vast welke stappen automatisch verlopen en welke van uw programma’s met elkaar worden verbonden.
03
Realiseren & koppelen
We realiseren de processen en verbinden uw bestaande systemen, in plaats van ze te vervangen.
04
Overdracht & ondersteuning
We leggen u de processen begrijpelijk uit en blijven beschikbaar voor aanpassingen en uitbreidingen.

Veelgestelde vragen

Goed om te weten

Moet ik mijn bestaande software vervangen?

Meestal niet. We koppelen bestaande programma’s en systemen via automatiseringen, in plaats van ze te vervangen.

Hoe veilig zijn mijn gegevens daarbij?

We werken met veilige, beproefde automatiseringstools en stemmen de omgang met gevoelige gegevens vooraf concreet met u af.

Welke kantoorprocessen zijn te automatiseren?

Vooral taken die regelmatig terugkomen en vaste regels volgen: binnenkomende aanvragen vastleggen, contacten in het CRM aanmaken, documenten voorbereiden, afspraken bevestigen en herinneringen versturen.

Loont automatisering voor elke bedrijfsgrootte?

Ja. Vaak zijn één of twee geautomatiseerde processen al genoeg om in de praktijk merkbaar tijd te besparen – in een klein team net zo goed als in grotere afdelingen.

Past erbij